10 idées d’activités originales pour votre prochain team building !
26 mai 2023
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26 mai 2023
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Check-list : Organiser son événement professionnel

Un séminaire, une conférence, un teambuilding, un family day, une présentation de votre nouveau produit en vue ? Des événements bien différents qui demandent une préparation commune conséquente en amont. Voici quelques étapes-clés à suivre pour anticiper un maximum votre événement le jour J !

Avant l’événement

  1. Définir ses objectifs pour identifier le type d’événement 🎯

Il existe de nombreux types d’événement. Définir le/les objectif(s) de son événement permet d’avoir le bon fil conducteur pour trouver les bons prestataires, inviter les bonnes personnes et faire passer le bon message à son public.

Concentrez-vous sur un objectif majeur. Vous souhaitez fidéliser votre cible en l’invitant à un event VIP ? Vous voulez convertir votre prospect en client ? Présenter votre nouveau service/produit ? Renforcer les liens entre vos équipes ?

Vous connaissez maintenant votre objectif principal et pouvez vous diriger vers le meilleur type d’événement : un séminaire, une conférence, un repas d’affaire, une soirée, un teambuilding, un family day…

  1. Établir son budget 💰

Il est important d’avoir une idée précise sur le budget à consacrer à votre événement. Répartissez-le en différents postes :

  • installation/logistique/technique ;
  • personnel externe (jobistes, gardiennage…) ;
  • animations ;
  • catering ;
  • communication ;
  • giveaway ;
  • photographe/vidéaste ;
  • divers (pour les achats de dernières minutes).

Cette étape vous permettra de choisir plus facilement les offres de prix des différents prestataires contactés.

  1. La date de votre événement 📆

Choisir la date de votre événement n’est pas une étape à prendre à la légère ! Trouver la date idéale dépendra de plusieurs facteurs.

Vérifiez si cette date ne correspond pas à un autre événement récurrent de l’année (culturel, sportif, fête des pères…), à un événement politique si vous voulez faire venir des ministres, s’il n’est pas proche des vacances scolaires…

Prévoyez également un plan B, une date de secours, si la salle que vous voulez n’est pas libre, si les intervenants invités ne sont pas disponibles…

  1. La liste d’invités ✔️

Estimez le nombre d’invités présents à votre événement. Vous en aurez besoin pour la réservation de votre salle, de votre traiteur, de vos activités, pour la logistique de votre événement.

Listez vos invités. Quelles personnes souhaitez-vous voir à votre événement ?

Envoyez votre Save the Date dès que vous avez plus d’infos concernant la date, le lieu et le programme. L’envoi des invitations doit se faire au minimum 3 semaines avant votre événement.

  1. Le lieu de votre événement 📍

Avant de demander un devis à un lieu de location de salles, vous devez avoir validé les étapes précédentes. Ces informations sont importantes pour le lieu afin qu’il vous fournisse un devis le plus précis possible.

Ne vous y prenez pas la veille ! La recherche d’un lieu prend du temps, surtout si votre nombre d’invités est conséquent. Toutes les salles ne peuvent pas accueillir de grands événements.

  1. La coordination 🗣️

Désignez un chef de projet qui coordonnera l’événement en amont et s’assurera du bon déroulement de ce dernier le jour J. Il sera la personne de contact de tous les prestataires et personnes externes.

  1. Le retroplanning 📝

Organisez votre travail en créant un retroplanning jusqu’à la date de votre événement. Il vous aidera à vérifier que vous n’avez rien oublié le jour J et à valider chaque étape de votre projet.

  1. Le choix des prestataires 👨‍🍳

Définissez les services que vous aurez besoin : accueil, traiteur, décorations, animations… Choisissez les prestataires qui reflèteront votre événement et préparez un briefing pour chaque poste. Ainsi, il n’y aura pas de quiproquo lors de votre event.

  1. Les besoins logistiques et techniques 🎥

Définissez vos besoins logistiques et techniques en amont avec l’équipe technique en charge de votre événement. Faites une répétition la veille si vous avez des intervenants pour vérifier les micros, la lumière, le lancement des PowerPoint…

  1. Le visuel de com 📧

Un autre point à ne pas négliger est l’identité de votre événement. Créez un visuel qui pourra être partagé par les partenaires sur leurs propres réseaux sociaux, envoyé via une newsletter… Sur ce visuel, n’oubliez pas la règle des 5 W pour une communication efficace : Who/Qui, What/Quoi, When/Quand, Where/Où, Why/Pourquoi.

Pendant l’événement

  1. Accueil 🤝

Ça y est, c’est le jour J ! Prévoyez un accueil : une personne qui checke le nom de vos invités et une autre qui leur donne leur étiquette et éventuellement toute autre communication utile à l’événement (déroulé, prospectus de l’entreprise, goodies…).

Prévoyez un jobiste pour les vestiaires, ainsi qu’une personne s’occupant de la propreté des toilettes.

  1. Coordination ✔️

Supervisez vos prestataires et votre personnel externe pour veiller au bon déroulement de l’événement. Ils sont le reflet de votre organisation.

Après l’événement

  1. Avis des invités

Récoltez l’avis de vos invités après votre événement avec un court questionnaire de satisfaction. Il vous aidera à analyser vos KPI (établis lorsque vous avez choisi votre objectif) et à calculer le ROI de votre événement.

  1. Remercier les invités 🤗

Profitez de l’envoi du questionnaire pour remercier vos invités, ainsi, vous renforcerez la relation que vous entretenez avec eux. Ils seront plus enclins à revenir lors de votre prochain événement.

  1. Publier les photos / la vidéo de votre event sur LinkedIn 📸

LinkedIn, c’est LE réseau social pour parler événement d’entreprise ! Partager vos photos vous permettra de remercier une nouvelle fois vos invités, mais également d’en inspirer d’autres à venir lors vos prochains événements, de mener à d’autres synergies et de faire parler de vous !

Organiser son event au SPARKOH!

événement 365.be dans les Trémies

Au SPARKOH!, nous vous facilitons déjà certaines étapes de votre événement !

Situé sur un ancien site minier, à 1 heure de Bruxelles et 10 minutes de Mons, proche de la frontière française, SPARKOH! met à votre disposition 8 espaces dans un bâtiment atypique et industriel, le SILO.

Fort de 22 années d’expérience, notre équipe se charge de l’aspect technique et logistique de votre événement. Elle vous met en relation avec nos partenaires privilégiés en vous garantissant leurs services de qualité ! Animations, traiteurs locaux, DJ’s, location de matériel, équipements technologiques à la pointe… tout pour un événement clé-sur-porte.

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Contactez-nous dès maintenant pour en parler avec notre équipe Event.