Les conditions de réservation et de paiement
Aucune prestation ne sera engagée sans réservation ferme par un engagement écrit, signé par un responsable qui peut engager l’entreprise et par le paiement au comptant d’un acompte de 75% de la valeur totale de l’événement. Le paiement de l’acompte doit être réglé dans le mois, suivant la réception de la facture d’acompte, sans quoi SPARKOH! se réserve le droit de refuser l’accès aux lieux en cas de non-paiement et de remettre la date de l’événement de nouveau disponible. Le paiement du solde est effectué comptant à la réception de la facture. Sans préjudice de tous autres dommages et intérêts, toute somme impayée à son échéance entraînera de plein droit, et sans qu’une mise en demeure ne soit nécessaire, une indemnité forfaitaire de 15% avec un minimum de 40 euros à titre de dommages et intérêts conformément à l’article 1152 du Code civil, ainsi qu’un intérêt de retard au taux de 1% par mois.
Assurances
Le client est tenu de prendre toutes les garanties nécessaires à couvrir les éventuels dégâts ou dommages que lui-même ou l’un de ses sous-traitants pourraient occasionner lors de l’événement (montage et démontage compris); il prendra en l’occurrence une assurance en Responsabilité Civile pour les infrastructures et le matériel du SPARKOH! avec extension pour les dommages de type contractuels aux locaux, infrastructures et le matériel du SPARKOH!.
Le client s’engage à couvrir son propre matériel (ou qu’il a loué par ses soins ou loué à la demande du client). Il renonce, ainsi que son assureur, à tout recours vis-à-vis du SPARKOH! pour tout endommagement de quelle que nature que ce soit pendant toute la durée de l’événement (montage et démontage inclus).
Diffusion de musique
La puissance cumulée des enceintes utilisées pour la sono- risation des espaces est limitée à 2.000 W et l’utilisation de sudwoofer est interdite. L’installation doit être validée par SPARKOH!
Le niveau sonore maximum émis par la musique ne peut dépasser 90 dB (A) à n’importe quel endroit des espaces.
Le niveau sonore mesuré à une distance de 1 mètre des murs extérieurs et une hauteur de 1,20 mètre au- dessus du sol ne peut pas dépasser le niveau du bruit de fond. En cas de constat de dépassement de ce seuil, SPARKOH! mettra immédiatement fin à l’événement sans aucune indemnisation. Pour tout événement impliquant une diffusion musicale en dehors du cadre familial, le client prendra soin d’introduire au préalable une demande d’autorisation auprès de la Sabam. Il appartient au client seul de s’acquitter de la redevance liée aux frais d’utilisation du répertoire national et international de la Sabam. Consultez le site : www.sabam.be.
Mise à disposition du lieu
Le client recevra un jeu de clés qu’il devra remettre le jour suivant le démontage, soit deux jours après la fin de l’événement, sous peine d’être facturé du renouvellement des clés. Le client recevra un code d’alarme. Il devra mettre sous alarme les locaux à chaque départ (idem si il confie le code à des sous-traitants) afin qu’en cas de vol l’assurance puisse intervenir. Il veillera à débrancher l’alarme avant de rentrer dans les bâtiments. Tout frais occasionné par le déclenchement intempestif d’une alarme intrusion ou incendie nécessitant l’intervention de la société de sécurité, déplacement d’un technicien, pompiers… sera à charge du client. Tout matériel et installation placées en dehors des espaces fermés ne sera pas couvert.
Utilisation des logos et noms du SPARKOH! Le nom SPARKOH! ainsi que les logos du SPARKOH! sont protégés à titre de marques. Toute utilisation de ceux-ci, liée à l’événement, quel qu’en soit le support ou la forme (écrit, visuel et sonore) doit être soumis au préalable à l’autorisation écrite du SPARKOH! .
SPARKOH! est en droit d’appliquer une amende pour toute infraction à cette règle. Son montant est laissé à l’appréciation du SPARKOH! et fixé sur base du préjudice subi.
Installation de supports publicitaires sur le site du SPARKOH!
Le client est tenu de demander l’autorisation préalable au SPARKOH! avant toute installation de supports publicitaires sur le site du SPARKOH!.
La validité des prix
Les prix s’entendent hors TVA de 6 % sur la Billetterie et de 21 % sur les autres prestations. SPARKOH! se réserve la possibilité d’adapter son offre afin de répercuter les modifications de prix de la part de ses sous-traitants.
Les tarifs sont fermes pendant un mois à compter de la date d’envoi de l’offre. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques. Les tarifs seront alors ceux du jour de la réalisation de la prestation.
Les conditions de location
Il est convenu que le client utilise les lieux en «bon père de famille». Les prix comprennent la mise à disposition des lieux en exclusivité durant l’événement. Il convient de compter un supplément de 50% du prix de location des espaces occupés par jour de montage ou démontage. Il convient de prévoir un supplément pour le matériel technique souhaité et pour l’installation du mobilier. Des frais de nettoyage supplémentaires sont portés en compte dans le cas d’une soirée dansante; ceux-ci sont facturés au prorata du nombre de salles utilisées.
Les conditions de restauration
Le client peut choisir de travailler avec le service traiteur de son choix, toutefois, un droit de bouchon sera alors réclamé. Il n’y a pas de droit de bouchon si le client travaille avec l’un des traiteurs partenaires de SPARKOH!.
Le client pourra faire appel au brasseur de son choix pour la fourniture de ses boissons.
La réservation de prestations de restauration Les prestations de restauration commandées au SPARKOH! sont intégralement payables une semaine avant votre événement. Il est à noter que la réservation de prestation
de restauration faite auprès du SPARKOH! peut se faire séparément de la réservation générale de l’événement. Sauf disposition contraire mentionnée dans l’offre, les menus seront définis au plus tard 10 jours ouvrables avant l’évènement. Le nombre de repas commandé sera facturé même si entre-temps, le nombre de convives diminue.
En revanche, les commandes de repas supplémentaires seront portées en compte. Ces suppléments seront assurés pour autant que la commande intervienne dans les 3 jours ouvrables qui précèdent l’événement.
La réservation d’animations
Les animations, visites guidées ou activités diverses proposées au client dans le cadre de son évènement lui sont réservées pour une durée fixée à 10 jours ouvrables, à dater de l’envoi de l’offre. Passé ce délai, SPARKOH! pourra modifier celles-ci en fonction de ses disponibilités. En cas de retard des participants, si leur nombre est insuffisant à la bonne marche du programme prévu ou au contraire s’il excède la jauge définie, SPARKOH! pourra disposer de son droit de modifier ou d’annuler la prestation prévue.
L’annulation
Le client est lié au SPARKOH! à la signature du bon de commande. En cas d’annulation après signature,
SPARKOH! se réserve le droit de réclamer au client un dédommagement forfaitaire équivalent à 10% du montant total de l’offre (en ce entendu: dans sa version la plus récente) si l’annulation intervient avant les 3 mois de
la date réservée, en cas d’annulation un mois avant l’évènement, le client perdra son acompte de 75%. Le client rétractant devra, en outre, supporter tous les frais (acomptes ou paiements) effectués par SPARKOH! auprès de tiers dans le cadre de l’organisation de l’événement.
Les pénalités pour retard de paiement citées plus haut s’appliquent également dans ce cas.
Limitation de la responsabilité SPARKOH! est uniquement responsable pour les prestations effectuées par son personnel salarié, à l’exclusion des prestations effectuées par des tiers (Traiteur, DJ, autre prestataire). Les prestations du SPARKOH! se limitent à la location de la salle et prestation spécifiquement commandée par le client conformément aux prestations réalisables par
SPARKOH! et définies dans les présentes conditions. SPARKOH! se réserve le droit d’annuler une prestation en cas de force majeure. Une telle annulation ne pourra ni engager sa responsabilité ni donner lieu au versement de dommages et intérêts à quelque titre que ce soit. En cas de problème technique avec le matériel du SPARKOH! ou d’un accident quelconque durant la prestation empêchant SPARKOH! de mettre les lieux à disposition, l’intégralité du montant de l’acompte sera remboursée sans pour autant donner lieu au versement de dommages et intérêts à quelque titre que ce soit.
L’indemnisation des dommages
Tout dégât occasionné à un bâtiment ou partie, à un matériel ou partie ainsi que sur les abords extérieurs du SPARKOH! sera automatiquement porté en compte au client. Un procès-verbal sera dressé par SPARKOH! incluant, si besoin, des photos. SPARKOH! se réserve le droit de refuser l’accès ultérieurement à tous ses bâtiments au client qui aurait endommagé des locaux ou du matériel loués.
Contestation
La contestation de la facture ne sera plus acceptable après l’expiration d’un délai de 15 jours à dater de l’envoi de celle-ci, la facture étant alors présumée acceptée par son destinataire sans renversement possible de cette présomption.
Confidentialité et protection des données à caractère personnel
Dans le cadre des missions qui lui sont confiées,
SPARKOH! s’engage à respecter le secret professionnel et à faire montre de dignité, de probité et de délicatesse. L’ensemble des données à caractère personnel collectées dans le cadre des prestations de services visées par les présentes conditions générales
est traité conformément à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard
des traitements de données à caractère personnel, à la législation européenne et tout particulièrement au Règlement général sur la protection des données (Règlement2016/679, le «RGPD»).
Ces données sont conservées uniquement pour des actions spécifiques liées aux missions confiées au SPARKOH! et ne sont, en aucun cas, transmise à des tiers à des fins de marketing.
Le Client dispose de la possibilité :
- de s’opposer, sur simple demande et gratuitement, au traitement de ses données personnelles à des fins de marketing direct;
- d’accéder, gratuitement, aux données le concernant conservées par le prestataire et d’obtenir rectification des données qui seraient incomplètes, inexactes ou non
de s’opposer, pour des raisons sérieuses et légitimes, à ce que les données conservées fassent l’objet d’un traitement.
- d’exiger la suppression des données personnelles
Toute demande concernant ce qui précède doit être adressée par écrit au siège social du SPARKOH! (Rue de Mons, 3 à 7080 Frameries) soit par courriel à l’adresse électronique suivante: privacy@sparkoh.be.
SPARKOH! peut divulguer à des tiers des informations personnelles sur requête de toute autorité légalement autorisée à en faire la demande.
SPARKOH! peut également les divulguer si cette transmission est requise, en toute bonne foi, pour se conformer aux lois et règlements, pour protéger ou défendre ses droits ou ses biens.
Sous-location des espaces
Le client ne peut sous-louer sous quelque forme que ce soit les espaces mis à disposition pour son événement (location au profit d’un tiers pour bénéficier du tarif préférentiel, sous-location, activité différente de celle décrite dans la demande de location, fausse déclaration, emprunt de nom, falsification des adresses).
Gobelets en plastique
À partir du 1er septembre 2023, il est interdit d’utiliser des gobelets en plastique à usage unique en Wallonie lors d’événements culturels, récréatifs, sportifs, folkloriques ou de loisirs, que ceux-ci se déroulent en extérieur ou en intérieur. Des contrôles indépendants de SPARKOH! peuvent être réalisés entrainant une amende. Cette amende sera à charge du client, dès lors qu’il est prévenu de cette interdiction par les conditions générales de vente.
Manifestations du type « discothèque »
En concertation avec les autorités communales et les services de police territorialement compétents, SPARKOH! a décidé de ne plus louer ses espaces pour des manifestations du type « discothèque », soit des événements publics ou privés qui rencontrent les trois critères d’exclusion suivants :
- activité « nocturne », soit entre 21h00 et 07h00 ;
- activité principale consistant en une soirée dansante avec diffusion de musique amplifiée électroniquement ;
- acquittement d’un droit d’entrée et/ou vente de boissons alcoolisées.
Respect de l’ordre public
SPARKOH! se réserve le droit d’imposer, aux frais du client, la présence d’une société de gardiennage qu’il aura lui-même choisie.
Le client garantit la totale maîtrise de ses invités et prend toutes les mesures nécessaires pour éviter les débordements et les nuisances sonores sur la voie publique.
Sans préjudice de la législation relative à la lutte contre le bruit (arrêté royal du 24 février 1977 fixant les normes acoustiques pour la musique dans les établissements publics et privés), sont interdits tous actes, bruits ou tapage nocturne (de 21h00 à 7h00) de nature à troubler la tranquillité des habitants.
Conformément au règlement général de police de la commune de Frameries, l’utilisation de haut-parleurs, d’amplificateurs ou de tout appareil produisant ou reproduisant des ondes sonores est interdite, sauf autorisation du Bourgmestre. La preuve de cette autorisation doit être fournie au SPARKOH! par le client, sous peine d’annulation de l’évènement sans aucune indemnisation.
La puissance cumulée des enceintes utilisées pour la sonorisation des espaces est limitée à 2.000 W et l’utilisation de subwoofer est interdite. L’installation doit être validée par SPARKOH!
Le niveau sonore maximum émis par la musique ne peut dépasser 90 dB(A) à n’importe quel endroit des espaces et le niveau sonore mesuré à une distance de 1m des murs extérieurs et une hauteur de 1,20 m au-dessus du sol ne peut pas dépasser le niveau du bruit de fond. En cas de constat de dépassement de ce seuil, SPARKOH! mettra immédiatement fin à l’évènement sans aucune indemnisation.
Indemnisation des préjudices occasionnés
Le client s’engage à indemniser SPARKOH! pour tout préjudice subi du fait de son événement, notamment l’atteinte à son image, l’utilisation abusive de ses nom et logo, des plaintes formulées validement pour tapage nocturne.
Le montant de l’indemnisation sera apprécié par SPARKOH! sur base du préjudice encouru.
